Stellenangebot: Executive Assistant Berlin – Potsdam

Für einen befreundeten Unternehmer und Investor mit Beteiligungen in unterschiedlichen Branchen suchen wir eine clevere Assistentin (m/w/d), die zwischen Vision, operativer Steuerung und neuen Geschäftsmöglichkeiten den Alltag koordiniert. Der Tag ist geprägt von Geschwindigkeit, Tiefe und Vielfalt – von vertraulichen Gesprächen bis zu internationalen Calls, von Business-Lunches bis zu vorbereitenden Entscheidungen.

Ihre Rolle
Sie sind seine rechte Hand und der ruhende Pol im Hintergrund. Sie organisieren, filtern, priorisieren, klären, erinnern, buchen, planen, denken mit – und vor. Sie bewegen sich sicher im Multitasking-Modus, behalten bei wechselnden Themen den roten Faden und verstehen es, den Unternehmer in seiner Position effektiv zu entlasten. Dabei agieren Sie nicht nur für ihn allein, sondern betreuen auch Koordinationsthemen in mehreren Unternehmensstrukturen und Netzwerken.

Ihre Aufgaben im Überblick

• Kalender- und Terminmanagement über mehrere Firmen, Zeitzonen und Prioritäten hinweg
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Calls, Investorengesprächen inkl. Protokollen und Follow-ups
• Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung, Partnern, Stakeholdern, Mitarbeitenden
• Reiseplanung & Abrechnung – national und international
• Korrespondenz und Dokumentenmanagement, inkl. vertraulicher Unterlagen
• Projektbezogene Zuarbeit – Recherchen, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen
• Organisation kleiner Events, Tagungen oder vertraulicher Treffen
• Strukturierung und Weiterentwicklung von Arbeitsabläufen und Tools

Was Sie mitbringen sollten

• Mind. 3 Jahre Erfahrung in Assistenz-/Executive-Funktionen – idealerweise in einem dynamischen, unternehmerischen oder privaten Umfeld
• Selbstständige, lösungsorientierte Arbeitsweise – Sie sehen, was zu tun ist
• Starke organisatorische Fähigkeiten – auch wenn fünf Dinge gleichzeitig laufen
• Souveränes Auftreten, ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeit und absolute Diskretion
• Technologieaffinität: sicher in MS 365, Cloud, CRM-Systemen, Projekttools
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift, gutes Englisch von Vorteil
• Bereitschaft, sich in wechselnde Kontexte einzuarbeiten und mit Unternehmer:innen auf Augenhöhe zu agieren

Was Sie erwartet

• Direkte Zusammenarbeit mit dem Unternehmer – abwechslungsreich, fordernd, vertraulich
• Gestaltungsspielraum: Ihre Impulse sind ausdrücklich erwünscht
• Ein hochdynamisches, inspirierendes Arbeitsumfeld mit intellektuellem Anspruch
• Flexible Arbeitsstrukturen mit viel Eigenverantwortung
• Langfristige Perspektive in einem wachstumsorientierten Netzwerk